La numérotation de facture : quelles sont les règles ?
Nous continuons notre saga sur les pièces comptables, et notamment les factures. Ce nouveau sujet peut paraître très simple et pourtant certains s’arrachent les cheveux ! On aborde aujourd’hui la numérotation de facture. Si la calvitie ne vous tente pas ou si vous ne voulez pas l’Administration fiscale sur le dos, il suffit de suivre quelques règles très simples.
1. En quoi consiste la numérotation des factures ?
La législation française impose un système de numérotation de factures. Chaque facture doit disposer d’un numéro unique, y compris les factures d’avoir, factures de situation et factures d’acompte. Cette numérotation doit être chronologique et continue.
2. Pourquoi numéroter ses factures ?
Comme pour la plupart des règlementations, il y a de bonnes raisons pour lesquelles celle-ci est en place. Si le le Code du Commerce et le Code Général des Impôts sont aussi stricts, c’est tout simplement pour limiter les risques de fraude et notamment la réalisation de fausses factures.
La numérotation de facture demande une certaine vigilance ! Vous pouvez écoper d’une amende égale à 50% du montant de la transaction si la numérotation est manquante, selon l’alinéa 3 de l’article I 1737 du CGI
Par ailleurs, le Code du Commerce impose l’établissement d’une facture dès la réalisation d’une prestation ou la vente d’un produit par un professionnel.
Deuxième bonne raison, cette numérotation de facture facilite votre organisation administrative et commerciale. D’autant plus que l’obligation de conserver ses factures pendant 10 ans requiert de la rigueur. Cette numérotation n’est finalement pas une si mauvaise idée pour s’y retrouver !
3. Existe-il plusieurs manières pour numéroter vos factures ?
La numérotation des factures doit suivre une suite séquentielle et chronologique, comme expliqué plus haut.
D’une manière générale, aucun texte n’impose de commencer la numérotation par 1. En revanche, il ne doit pas y avoir de saut de numérotation, ni de doublon dans vos factures. En bref, il n’est pas possible de passer de la facture n°113 à la facture n°115.
Utiliser un logiciel de gestion commerciale tel que Mobil outils vous facilitera la tâche ! Cela évite les erreurs et de se retrouver dans une situation délicate. Sur Mobil outils, vous pouvez choisir parmi deux manières de numéroter vos pièces comptables.
Premièrement, il est possible de noter une suite logique et simple avec un numéro attribué à chacune de vos pièces, factures, acomptes, avoirs, avoirs d’acomptes, grâce à un compteur (1 2 3 4), comme l’illustre l’image ci-contre.
Deuxièmement, sur Mobil outils, la numérotation peut s’incrémenter successivement grâce au compteur de numérotation commun, comme dans cet exemple ci-dessous.
4. Comment personnaliser la numérotation de facture ?
Vous pouvez personnaliser librement la numérotation de vos factures en y ajoutant un préfixe comme dans l’exemple ici :
- Par suite séquentielle simple : 001 ; 002 ; 003 ; 004 ; 005 ; puis 006…
- Par préfixe commun :
Exemple 1 (annuel + suivi d’une séquence de chiffres) : 2022-001 ; 2022-002 ; 2022-003…
Exemple 2 (préfixe commun annuel + mensuel) : 202210-01 ; 202210-02 ; 202210-03….
Par ailleurs, la numérotation peut être établie sous forme de préfixe distinct. Cela doit être obligatoirement le cas si vous avez un système de numérotation par type de pièce pour ne pas avoir de doublons dans les numéros de pièces. Il faudra alors utiliser préfixer le masque par type de pièce : FA pour facture [FA2022-001], FC pour acomptes [FC2022-001, AV pour avoirs [AV2022-001], AC pour avoirs d’acomptes [AC2022-001].
5. Peut-on supprimer un numéro de facture ?
En aucun cas, vous ne pouvez supprimer une facture éditée. Que penserait l’administration fiscale si elle voyait un trou dans votre numérotation ? Ce serait louche… Même si la transaction est annulée ou remboursée pour X raisons, il est alors impératif de créer une facture d’avoir.
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6. Peut-on changer le système de numérotation de facture ?
Changer son système de numérotation est possible à partir du moment où vous respectez une suite chronologique et cohérente. Toutefois, il est préférable de procéder à ce type de modification en début d’année et moins en cours d’exercice.
Vous devez alors être capable de la justifier. Le changement de logiciel ou le changement de système de numérotation du logiciel lui-même peuvent être des motifs.