Foire Aux Questions

• La facture d’acompte doit être validée avant de pouvoir être utilisée sur la facture globale.
• La facture n’apparaît pas sur la facture globale, elle a déjà été utilisée sur une autre facture.

Le détail en vidéo ci-dessous.

 

• Si votre facture d’acompte n’est pas validée 

Il est possible de supprimer la facture d’acompte (risque de rupture de numérotation), de modifier le devis et de regénérer une facture d’acompte après signature.

• Si votre facture d’acompte est validée 

Il faudra transformer le devis en facture globale, puis annuler cette facture par un avoir (en ayant décocher la facture d’acompte), et enfin dupliquer le devis pour le modifier.

La facture d’acompte est de nouveau utilisable.

Oui, l’info chantier est un élément modifiable même après validation de la facture.

Un changement lié à votre réseau peut être à l’origine du problème de communication.

Veillez à vérifier que l’adresse IP de l’ordinateur Mobil outils Serveur est correctement indiquée sur le poste Mobil outils.

 

Comment relever l’adresse IP sur Mobil outils Serveur ?

Cliquez sur le bouton « Synchro. »

Puis sur le bouton « Consulter Adresse IP ».

Une fenêtre s’ouvre et contient une adresse commençant communément par 192. Notez cette adresse IP. Vous pouvez cliquer sur OK pour fermer cette fenêtre.

 

Comment modifier l’adresse IP du serveur sur Mobil outils :

Cliquez sur le bouton « Synchro. »

Tapez l’adresse IP relevée sur Mobil outils Serveur.

 

Par exemple :

Cliquez sur « Enregistrer ».

Relancez une synchronisation locale. Si vous avez à nouveau un message d’erreur, n’hésitez pas à contacter le support technique.

La sélection de TVA auto-liquidée se situe en bas à gauche du devis/facture.

La solution est de générer un avoir et de créer une nouvelle facture par duplication.

Par la loupe et les nombreux filtres disponibles, retrouvez facilement les pièces.

Oui. Dans la fenêtre “Devis / Factures”, sélectionnez les factures, cliquez sur le bouton « imprimer » puis sélectionnez l’imprimante “PDF Creator” et enfin “fusionner”.

En créant le client comme une société ce qui permet de lui ajouter plusieurs adresses.

• Facture d’acompte : Cette facture consiste à demander à un client le versement d’une partie du montant de la commande avant la livraison ou la prestation. Elle sera utilisée pour solder une partie de la facture.
• Facture de situation : Cette facture est utilisée pour facturer selon l’avancement des travaux ou de la prestation. Cela permet d’étaler la facturation.

Dans la facture, cliquez sur « Transformer » puis cliquez sur « Avoir Global ». L’avoir global se génère et après vérification, vous pouvez le valider. Pour revenir sur votre facture, vous pouvez utiliser l’avoir en cochant « Utilisé ».

L’archivage en fin d’exercice comptable est une obligation réglementaire.

Vous devrez l’effectuer pour continuer votre facturation.

Si vous avez d’autres factures à enregistrer pour l’exercice passé, notre service support vous permettra de pouvoir générer un nouvel archivage.

 

 

• La facture d’acompte : C’est une pièce qui permet d’avoir un avancement de règlement ou celui-ci sera payé directement au moment de la validation.
• La facture de chantier : Cette pièce est le même principe qu’un acompte, sauf que le règlement ne se mettra pas directement au moment de la validation.
• La facture de situation : Cette pièce permet de facturer en fonction de l’avancement des travaux et a un impact sur le pourcentage de facturation du devis contrairement à l’acompte et la facture de chantier.

Pour faire cet export Excel, il suffit de faire un clic droit ou de maintenir le stylet sur les divers tableaux du logiciel. Le tableau est donc présenté sous forme de colonnes. (Exemple : cadre des pièces clients)

Le premier lancement de l’application Android Mobil outils nécessite une synchronisation complète des données de vos clients et vos plannings. Voici les étapes à suivre :

1. Installez l’application
2. Connectez vous à l’application Android avec votre mot de passe habituel – écrivez-nous à support@solog-tech.com si vous ne trouvez pas votre identifiant.
3. Autorisez votre téléphone :
   – Si vous n’avez qu’un seul Mobil outils, cliquez sur le bouton « Smartphone » dans le menu de gauche
   – Si vous avez plusieurs utilisateurs, sur votre poste Mobil outils Serveur, rendez-vous dans votre menu « Synchro » puis cliquez sur
4. Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez votre téléphone puis cliquez sur « Lancer la synchro de base »

Relancez votre application Mobil outils sur votre smartphone, tout est prêt dès la procédure terminée !

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’assistance.

Le logiciel est compatible sur ordinateur et tablette windows.

Notre logiciel peut également être utilisé sur Mac grâce à la génération d’une machine virtuelle. Nos équipes vous guideront tout au long de l’installation.

 

Afin de s’adapter aux différents besoins de nos clients, nous proposons plusieurs formules :

• un contrat de location évolutive avec le matériel inclus. En cas d’incident, ce matériel peut être remplacé sans surcoût à partir du 24ème mois ;
• la vente du logiciel ainsi que du matériel ;
• un abonnement pour les clients souhaitant un engagement court.

À partir de Mobil outils, exportez vos écritures comptables au format adapté à la majorité des logiciels de comptabilité.

Découvrez comment faire en vidéo :

Dans Mobil outils, vous pouvez intégrer un plan, calculer des surfaces et les intégrer directement dans les colonnes quantités de vos devis !

 

Mobil outils vous fait gagner du temps sur la gestion de vos formulaires Cerfa de gestion des fluides frigorigènes. Vous pouvez les générer directement dans l’application avec un simple stylet sur votre tablette :

Oui ! Notre logiciel a été conçu pour fonctionner à tout moment, sans réseau Wifi ni 4G ! L’objectif du logiciel est de garantir une productivité à nos clients à tout moment. Dans vos locaux ou sur le terrain, Mobil outils fonctionne avec et sans connexion.

Certaines gammes de tablettes peuvent accueillir la puce 4G ou 5G. Il existe un module pour être connecté à Internet via le réseau 4G/5G.

Oui, le module de signature est horodaté et intégré au logiciel.

Notre logiciel génère automatiquement le mail avec la pièce-jointe.

Vous pourrez dès lors envoyer :

• Devis
• Factures
• Bons d’intervention
• Courrier de relances
• Avis de passage (SAV)
• Attestations fiscales
• Cerfa, …

Même si le logiciel fonctionne sans connexion, l’envoi du mail nécessite évidemment une connexion Internet.

Mobil outils est conçu pour les artisans qui font également de la rénovation. Les tarifs des devis peuvent s’adapter en fonction des circonstances / difficultés de chantiers, grâce à des grilles tarifaires adaptées à différents types de chantiers.

Le logiciel fonctionne sur un appareil mais également sur plusieurs appareils différents.

Nos clients ont la possibilité de travailler à plusieurs et communiquer au quotidien avec leurs équipes. Le logiciel garantit la fin des doubles saisies et la perte d’informations.

Effectivement, il existe une version allégée commerciale et une autre version light pour le SAV. Cependant, il y a un accès limité aux fonctionnalités du logiciel. L’objectif de cette version allégée est de gagner du temps et de l’efficacité. En gardant l’essentiel des fonctionnalités, les collaborateurs peuvent contribuer au gain de temps et de productivité sans accéder aux données « sensibles » de l’entreprise (prix d’achats, Chiffres d’affaires, marge, export des contacts).

Oui. Lors du paramétrage, nous pouvons associer à un devis ou une facture :

• Vos CGV
• Un courrier d’accompagnement
• Les formulaires Cerfa fluides frigorigènes et son annexe 1
• Les attestations entretien chaudières
• Les attestations TVA réduite

Oui. Notre logiciel permet d’indiquer les primes prévues pour les travaux (primes CEE, Ma Prime Rénov’, ANAH, etc.)

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Le changement de TVA est possible directement lors de la création du devis ou de la facture. Il peut aussi être changé sur la totalité ou partiellement.

 

Grâce à Mobil outils, nous pouvons gérer jusqu’à 3 taux de TVA (0% non applicable (autoentrepreneur), 5.5%, 10%, 20%). Cette dernière est ventilée automatiquement au bas du devis.

Oui, nous gérons la TVA auto-liquidée. Il suffit simplement de choisir « TVA AUTOLIQUIDÉE » pour que les mentions obligatoires s’affichent sur l’édition de celle-ci.

• Oui, sur les fiches société, il est possible d’ajouter plusieurs adresses et contacts secondaires.
• Sur les pièces, vous pouvez indiquer une adresse de chantier différente de l’adresse de facturation.

 

Bien entendu, nous réalisons plusieurs mises à jour par an pour suivre l’évolution de la réglementation.

Nous disposons d’un module « multi-sociétés ». Ce module permet de gérer l’ensemble de vos sociétés avec la possibilité de partager la base de données de vos clients ainsi que votre bibliothèque sur vos différentes sociétés.

Les attestation d’entretien chaudières sont intégrées directement à notre logiciel.

Pour en savoir plus, découvrez notre vidéo ci-dessous.

 

 

Oui. Il est tout à fait possible de pouvoir éditer un dossier technique ou encore un bon de travaux (sans les prix). Dans vos devis, vous pouvez intégrer les croquis, les photos, le détails de vos fournitures, les plans et vos notes ainsi que les pièces jointes de votre chantier en question.

Nous proposons à tous nos clients de personnaliser leurs mise en page. Il existe plusieurs possibilités de personnalisation : ajout du logo, des mentions obligatoires, des coordonnées, des CEE et les aides de l’État.

Oui. Vous pouvez modifier le logo ainsi que les textes (coordonnées de l’entreprise, conditions, RCS, TVA intracommunautaire…).

Oui, le logiciel intègre un planning qui permet de voir et gérer les collaborateurs équipés. Nous avons une gestion de droits qui permet de restreindre les accès aux plannings des autres utilisateurs.

Pour le collaborateur qui n’est pas équipé du logiciel, il peut apparaître comme un simple intervenant. Par exemple, il est possible de lui affecter des rendez-vous ou des chantiers.

Mobil outils permet d’aller encore plus loin. Il peut notamment :

• éditer des contrats avec des modèles préétablis et préremplis
• faire des rappels automatiques (planifications, courriers d’avis de passage, de fin de contrat, de relances)
• s’adapter aux matériels de vos clients
• gérer l’historique de vos interventions

Avec un seul outil, vous pouvez gérer sereinement vos entretiens avec vos clients.

Oui. Des modèles préétablis et préremplis sont disponibles pour gagner en simplicité. Vous pouvez également modifier l’ensemble des paramètres des contrats (types de contrat, textes, tarifs, nombre de visite, etc.)

Bien-sûr, avec ou sans connexion, vous pouvez créer et faire signer vos contrats de maintenance directement en clientèle. De la même manière que vos éditions et signatures de devis, bons d’intervention et factures.

En effet, et c’est même indispensable pour simplifier la gestion de votre parc et contrats.

• Alertes planification
• Reconduction de contrats
• Courriers d’avis de passage
• Courriers de fin de contrat
• Courriers de relance
• Échéances de contrats

Votre contrat d’assistance vous donne accès à notre service d’assistance joignable au 02 72 88 34 12 ou sur support@solog-tech.com

• Du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h.

Nous vous recommandons d’adhérer au service d’assistance (Notre formule assistance 1 an) pour accéder aux mises à jour fonctionnelles de la solution qui ont lieu plusieurs fois par an.

Elles prennent en compte la correction d’éventuels incidents et apportent de nouvelles fonctionnalités sans surcoût pour garantir une utilisation optimale de la solution et gagner en performance.

Nous avons à cœur de proposer un outil adapté aux besoins et aux métiers de nos clients et aux réglementations en vigueur.

Tout d’abord, vous recevrez un mail avec le contenu de la mise à jour.

Après redémarrage de votre logiciel, l’installation de la mise à jour vous sera proposée.

 

L’ensemble de votre base clients, articles ou encore vos catalogues fournisseurs de votre ancienne solution peuvent être importés dans Mobil outils.

Nous vous accompagnerons personnellement pour assurer une transition optimale vers votre nouveau logiciel, Mobil outils.

Oui, nous vous proposons une sauvegarde adaptée à vos besoins.

La sauvegarde est indispensable à la protection et à la pérennité de votre entreprise.

N’hésitez pas à nous contacter au 02 72 88 34 10 ou via ce formulaire pour en savoir plus.

Vos données vous appartiennent. Elles restent et resteront stockées sur votre outil de travail. Nous prenons à cœur de respecter la confidentialité des données de nos clients.