Foire Aux Questions

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Un doute ou un souci sur votre Mobil outils ? L’équipe répond à toutes vos questions !

FACTURES ET DEVIS

 

1. Je ne peux pas utiliser une facture d’acompte pour solder une partie de la facture. 

Veillez à ce que la facture d’acompte soit bien validée. Le même cas peut se produire pour les avoirs.

 

2. Comment modifier un devis lorsqu’une facture par acompte a déjà été générée ?

Les factures d’acompte sont utilisables pour n’importe quelles factures du même client.

  • Si votre facture d’acompte n’est pas validée :

Vous pouvez la supprimer mais vous risquez de créer un trou dans la numérotation. Par la suite, vous aurez la possibilité de désigner votre devis et le modifier.

  • Si votre facture d’acompte est validée :

Vous pouvez dupliquer le devis, l’acompte sera utilisable sur la facturation du nouveau devis.

 

3. Puis-je modifier l’adresse d’un chantier sur une facture validée ?

L’info chantier est un élément modifiable même après validation de la facture.

 

4. Lorsque je lance une synchronisation locale, j’ai un message qui m’indique qu’une erreur avec le serveur FTP est survenue. Comment faire ?

Un changement lié à votre réseau peut être à l’origine du problème de communication.

Veillez à vérifier que l’adresse IP de l’ordinateur Mobil outils Serveur est correctement indiquée sur le poste Mobil outils.

 

Comment relever l’adresse IP sur Mobil outils Serveur ?

Cliquez sur le bouton « Synchro. »

Puis sur le bouton « Consulter Adresse IP ».

Une fenêtre s’ouvre et contient une adresse commençant communément par 192. Notez cette adresse IP. Vous pouvez cliquer sur OK pour fermer cette fenêtre.

 

Comment modifier l’adresse IP du serveur sur Mobil outils :

Cliquez sur le bouton « Synchro. »

Tapez l’adresse IP relevée sur Mobil outils Serveur.

 

Par exemple :

Cliquez sur « Enregistrer ».

Relancez une synchronisation locale. Si vous avez à nouveau un message d’erreur, n’hésitez pas à contacter le support technique.

 

5. Comment mettre un taux de TVA à 0% sur un devis pour de la sous-traitance ?

La sélection de TVA auto-liquidée se situe en bas à gauche du devis/facture.

 

6. Est-il possible de changer le destinataire d’une facture validée ?

Non. Une fois validée, la facture devient une pièce non modifiable. Il faut créer un avoir du montant total pour l’annuler et créer une nouvelle facture adressée au nouveau destinataire.

 

7. Comment chercher un devis ou une facture par sa date de création ?

Utilisez le champ de recherche dans la fenêtre devis ou facture :

 

8. Peut-on exporter toutes les factures dans un seul fichier PDF ?

Oui. Dans la fenêtre “Devis / Factures”, sélectionnez les factures, cliquez sur le bouton « imprimer » puis sélectionnez l’imprimante “PDF Creator” et enfin “fusionner”.

 

9. Peut-on répertorier plusieurs adresses postales pour un même client ?

Oui. En créant le client dans le champ société, vous pourrez ajouter plusieurs adresses secondaires.

 

10. Quelle est la différence entre facture d’acompte et facture de situation ?

  • Facture d’acompte : Cette facture consiste à demander à un client le versement d’une partie du montant de la commande avant la livraison ou la prestation. Elle sera utilisée pour solder une partie de la facture.
  • Facture de situation : Cette facture est utilisée pour facturer selon l’avancement des travaux ou de la prestation. Cela permet d’étaler la facturation.

 

11. Je souhaite annuler une facture par un avoir, comment faire ?

Dans la facture, cliquez sur « Transformer » puis cliquez sur « Avoir Global ». L’avoir global se génère et après vérification, vous pouvez le valider. Pour revenir sur votre facture, vous pouvez utiliser l’avoir en cochant « Utilisé ».

 

12. Quelle est la différence entre le « Rappel » et l’« Alerte » ?

  • Rappel: Il permet d’avoir une notification qui prévient d’une planification programmée. Le rappel est essentiellement utilisé pour les rendez-vous de différents types (évènement, devis, chantier, intervention).
  • Alerte: Elle permet d’alerter sur des actions à réaliser selon une échéance paramétrable. L’alerte est utilisée pour les relances, facturation de contrat, échéance de contrat, courrier, planification.

 

13. Un archivage obligatoire est demandé alors que je n’ai pas fini mes factures sur la période concernée. Si je réponds « non », mon application se ferme. Comment faire ?

L’archivage en fin d’exercice est une obligation réglementaire, vous devrez l’effectuer pour continuer l’utilisation du logiciel. Cependant, lorsque vous aurez terminé votre facturation, vous pourrez contacter le support technique qui pourra relancer la procédure d’archivage. Elle viendra en remplacement de la précédente.

 

14. Quelle est la différence entre la facture d’acompte et la facture de chantier ?

  • La facture d’acompte : C’est une pièce qui permet d’avoir un avancement de règlement ou celui-ci sera payé directement au moment de la validation.
  • La facture de chantier : Cette pièce est le même principe qu’un acompte, sauf que le règlement ne se mettra pas directement au moment de la validation.
  • La facture de situation : Cette pièce permet de facturer en fonction de l’avancement des travaux et a un impact sur le pourcentage de facturation du devis contrairement à l’acompte et la facture de chantier.

 

15. Comment faire un export Excel de vos clients, pièces, contrats et/ou appareils avec des recherches spécifiques ?

Pour faire cet export Excel, il suffit de faire un clic droit ou de maintenir le stylet sur les divers tableaux du logiciel. Le tableau est donc présenté sous forme de colonnes. (Exemple : cadre des pièces clients)

 

EQUIPEMENT

16. Sur quel matériel le logiciel est-il compatible ?

Le logiciel est compatible sur une tablette mais aussi sur un PC.

 

FINANCEMENT

17. Peut-on acheter le logiciel ? Peut-on faire l’acquisition du logiciel et/ou du matériel ?

Afin de s’adapter aux différents besoins de nos clients, nous proposons plusieurs formules :

  • un contrat de location évolutive avec le matériel inclus. En cas d’incident, ce matériel peut être remplacé sans surcoût à partir du 24ème mois ;
  • la vente du logiciel ainsi que du matériel ;
  • un abonnement pour les clients souhaitant un engagement court.

 

18. Puis-je faire le lien avec mon logiciel de comptabilité ?

Mobil outils permet le transfert vers la quasi-totalité des logiciels de comptabilité du marché. Dans le cas contraire, nous pouvons paramétrer des exports en comptabilité sur mesure pour nos clients.

 

ACTIVITES DE TERRAIN ET BUREAU

19. Est-il possible d’utiliser Mobil outils sans connexion internet ?

Oui ! Notre logiciel a été conçu pour fonctionner à tout moment, sans réseau Wifi ni 4G ! L’objectif du logiciel est de garantir une productivité à nos clients à tout moment. Dans vos locaux ou sur le terrain, Mobil outils fonctionne avec et sans connexion.

 

20. Peut-on installer une puce 4G ou 5G dans les tablettes ?

Certaines gammes de tablettes peuvent accueillir la puce 4G ou 5G. Il existe un module pour être connecté à Internet via le réseau 4G/5G.

 

21. Peut-on faire signer les documents directement sur la tablette ?

Oui, le module de signature est horodaté et intégré au logiciel.

 

22. Peut-on envoyer des mails via Mobil outils ?

Notre logiciel peut tout à fait être relié à une boite mail. Vous pouvez envoyer :

  • Devis
  • Factures
  • Bons d’intervention
  • Courrier de relances
  • Avis de passage (SAV)
  • Attestations fiscales
  • Cerfa, …

Même si le logiciel fonctionne sans connexion, l’envoi du mail nécessite évidemment une connexion Internet.

 

23. Mobil outils est-il adapté à la rénovation ?

Mobil outils est conçu pour les artisans qui font également de la rénovation. Les tarifs des devis peuvent s’adapter en fonction des circonstances / difficultés de chantiers, grâce à des grilles tarifaires adaptées à différents types de chantiers.

 

24. Peut-on collaborer et partager le travail effectué sur plusieurs ordinateurs ?

Le logiciel fonctionne sur un appareil mais également sur plusieurs appareils différents.

Nos clients ont la possibilité de travailler à plusieurs et communiquer au quotidien avec leurs équipes. Le logiciel garantit la fin des doubles saisies et la perte d’informations.

 

25. Certains collaborateurs n’ont pas besoin de tous les modules, existe-t-il une version allégée ?

Effectivement, il existe une version allégée commerciale et une autre version light pour le SAV. Cependant, il y a un accès limité aux fonctionnalités du logiciel. L’objectif de cette version allégée est de gagner du temps et de l’efficacité. En gardant l’essentiel des fonctionnalités, les collaborateurs peuvent contribuer au gain de temps et de productivité sans accéder aux données « sensibles » de l’entreprise (prix d’achats, Chiffres d’affaires, marge, export des contacts).

 

GESTION

26. Peut-on détailler les tarifs des devis et factures ?

Selon votre souhait, les tarifs sur vos devis ou vos factures peut être plus ou moins détaillés. Le détail de ces tarifs est compris sur le tarif à la ligne, le tarif par tranche et le tarif global.

 

27. Peut-on personnaliser les conditions de règlement et les CGV ?

Évidemment, il est possible de paramétrer les conditions selon le cas de figure. Nos conditions de règlement sont personnalisables. Nos utilisateurs et clients peuvent même avoir plusieurs conditions personnalisables.

Il est également possible d’éditer les documents type devis et factures et d’insérer les conditions générales de ventes en pièce jointe.

 

28. Peut-on intégrer des documents types spécifiques à l’entreprise à envoyer avec le devis ?

Oui. Lors du paramétrage, nous pouvons associer à un devis ou une facture, comme par exemple, une documentation technique, un book de présentation ou un courrier d’accompagnement.

 

29. Mobil outils permet-il d’intégrer les aides de l’Etat dans les devis et factures ?

Oui. Nous permettons à nos clients de pouvoir afficher les primes CEE ou toutes autres primes (Ma Prime Rénov’, ANAH, …). Cette intégration se fait dans le modèle d’édition, lors du paramétrage sur-mesure.

 

30. Comment changer de TVA ?

Effectivement, il est possible de changer de taux de TVA sur l’ensemble du devis en 1 seul clic !

 

31. Gérez-vous plusieurs taux de TVA ?

Grâce à Mobil outils, nous pouvons gérer jusqu’à 3 taux de TVA. Cette dernière est ventilée automatiquement au bas du devis.

 

32. Gérez-vous la TVA auto-liquidée ?

Oui, nous gérons la TVA auto-liquidée. Il suffit tout simplement de mentionner sur la facture qu’elle est en « TVA AUTOLIQUIDÉE » pour que les mentions obligatoires s’affichent sur l’édition de celle-ci.

 

33. Peut-on gérer plusieurs adresses de facturation, chantier ou intervention ?

Effectivement, il est largement possible de gérer plusieurs adresses. Par exemple, vous pouvez saisir l’adresse de votre intervention et mettre une adresse de facturation différente, cela fonctionne. Le logiciel permet donc de gérer plusieurs sous-adresses et plusieurs sous-contacts sur chaque fiche client.

 

34. Est-ce que la solution Mobil outils est conforme à la réglementation ?

Bien entendu, nous procédons à la réalisation de plusieurs mises à jour fonctionnelles par an pour suivre l’évolution de la réglementation.

 

35. Peut-on gérer plusieurs sociétés avec le même logiciel ?

Mobil outils permet de gérer plusieurs sociétés en même temps. Nous disposons d’un module « multi-sociétés ». Ce module permet de gérer l’ensemble de vos sociétés avec la possibilité de partager la base de données de vos clients et articles sur vos différentes sociétés.

 

DOCUMENTS : EDITION ET PERSONNALISATION

36. Est-il possible d’éditer un dossier technique et un bon de travaux ? 

Oui. Il est tout à fait possible de pouvoir éditer un dossier technique ou encore un bon de travaux (sans les prix). Dans vos devis, vous pouvez intégrer les croquis, les photos, le détails de vos fournitures, les plans et vos notes ainsi que les pièces jointes de votre chantier en question.

 

37. Puis-je personnaliser mes documents ?

Nous le proposons à tous nos clients. Il existe plusieurs possibilités de personnalisation : le logo, les mentions, les coordonnées, les CEE et les aides de l’État. En plus de ces possibilités, nous pouvons aussi créer des modèles sur mesure.

 

38. Puis-je modifier moi-même les informations de mes modèles, devis et bons d’intervention ?

Oui. Vous pouvez modifier le logo ainsi que les textes (coordonnées de l’entreprise, conditions, RCS, TVA intracommunautaire…).

 

39. Peut-on éditer des courriers de relances de factures ?

Le logiciel permet de le faire. Mobil outils vous alerte sur l’envoi d’une relance mais il peut envoyer le mail de relance à votre client avec le courrier associé (1ère relance, 2ème relance ou encore la mise en demeure).

 

PLANNING

40. Est-ce que je peux gérer le planning des utilisateurs et collaborateurs qui ne sont pas enregistrés dans le logiciel ?

Oui, le logiciel intègre un planning qui permet de voir et gérer les collaborateurs équipés. Nous avons une gestion de droits qui permet de restreindre les accès aux plannings des autres utilisateurs. Pour le collaborateur qui n’est pas équipé du logiciel, il peut apparaître comme un simple intervenant. Par exemple, il est possible de lui affecter des chantiers. Le planning permet de compter le nombre d’heures passées sur le chantier.

 

DES QUESTIONS SPECIFIQUES AUX METIERS DE SAV

41. Peut-on gérer des contrats de maintenance ?

Cet outil permet d’aller encore plus loin. Il peut notamment :

  • éditer des contrats avec des modèles préétablis et préremplis
  • faire des rappels automatiques (planifications, courriers d’avis de passage, de fin de contrat, de relances)
  • s’adapter aux matériels de vos clients
  • gérer l’historique de vos interventions

Avec un seul outil, vous pouvez gérer sereinement vos entretiens avec vos clients.

 

42. Peut-on personnaliser les modèles de contrat de maintenance ?

Oui. Des modèles préétablis et préremplis sont disponibles pour gagner en simplicité. Il vous reste plus qu’à tout personnaliser si vous le souhaitez.

 

43. Peut-on signer les contrats de maintenance sur la tablette ?

Bien-sûr, avec ou sans connexion, vous pouvez créer et faire signer vos contrats de maintenance directement en clientèle. De la même manière que vos éditions et signatures de devis, bons d’intervention et factures.

 

44. Mobil outils me permet-il de gérer mes alertes automatiquement ?

En effet, et c’est même indispensable pour simplifier la gestion de votre parc et contrats.

  • Alertes planification
  • Reconduction de contrats
  • Courriers d’avis de passage
  • Courriers de fin de contrat
  • Courriers de relance
  • Échéances de contrats

SERVICES

45. Je souhaite vous contacter car j’ai une question ou un incident technique, comment puis-je vous joindre ?

Votre contrat d’assistance vous donne accès à notre service d’assistance joignable au 02 72 88 34 12 ou sur support@solog-tech.com

  • Du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h.

 

46. Le logiciel est-il mis à jour ?

Nous vous recommandons d’adhérer au service d’assistance pour accéder aux mises à jour fonctionnelles de la solution qui ont lieu plusieurs fois par an. Elles prennent en compte la correction d’éventuels incidents et apportent de nouvelles fonctionnalités sans surcoût pour garantir une utilisation optimale de la solution et gagner en performance. Nous avons à cœur de proposer un outil adapté aux besoins et aux métiers de nos clients et aux réglementations en rigueur.

 

47. Quel est le déroulement type d’une mise à jour ?

Tout d’abord, vous recevrez un mail avec le contenu de la mise à jour. Ensuite, il y a un paramètre dans le logiciel qui vous propose une mise à jour de l’application dès le prochain démarrage. Laissez-vous guider par la solution dès le téléchargement de la mise à jour.

 

48. Je change ou je souhaite changer de logiciel, comment s’opère la transition avec Mobil Outils ?

L’ensemble de vos fichiers clients, fichiers articles ou encore vos catalogues fournisseurs qui proviennent de vos anciens logiciels peuvent être importés dans Mobil outils. Nous vous accompagnerons personnellement pour assurer une transition optimale vers votre nouveau logiciel, Mobil outils.

 

49. Mes données sont-elles sauvegardées ?

Oui, nous vous proposons une sauvegarde externalisée adaptée à vos besoins. La sauvegarde est indispensable à la protection et à la pérennité de votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter au 02 72 88 34 10 ou via ce formulaire pour en savoir plus.

 

50. Je ne suis pas très rassuré. Où sont stockées mes données ?

Vos données vous appartiennent. Elles restent et resteront stockées sur votre outil de travail. Nous prenons à cœur de respecter la confidentialité des données de nos clients.